承辦外來文及發文注意事項


DEAR ALL:
    1. 除部分外來文(收文)可由承辦單位之一級主管代判外,其餘對外發文或創簽至少需由副校長判行,其流程之設定如下(另請詳查公告之[公文簽核流程]):[承辦人]->[二級主管]->[一級主管]->[會辦(簽)單位]->[主任秘書]->[副校長(含督導副校長)]->[校長]。
    2. 收文注意事項:
      1. 電子收文:所有流程均在線上簽擬,文書組不提供紙本,判行後,在線上送文書組結案即可。
      2. 紙本收文:所有流程均在線上簽擬,文書組除將公文掃瞄成電子檔案外,無法掃瞄之實體附件將送交承辦單位登記桌,承辦單位於簽擬時,應將實體附件一併陳閱,判行後,在線上送文書組結案。
    3. 發文注意事項:
      1. 電子發文及無附件之公文:於判行後,送文書組核校後發文即可。
      2. 紙本發文之公文:對外行文,若屬傳送型態:紙本傳送者,於判行後,除將紙本函稿(含附件)送文書組發文外,於公文系統上仍須按〔送文書組發文〕鈕來勾送文書組發文。
      3. 對外發文之公文,若於下午3時30分前送文書組發文,則文書組當天處理,若逾下午4時,則文書組隔天處理。
      4. 為使本校公文流程單純化,本校之電子公文系統自95/01/16起,取消電子文與紙本文並行之作業方式。
    4. 外來文(收文)仍將採目前作業方式:自創簽稿(創簽、函、書函、公告(內)、開會通知單(內))也就是簽呈及函(稿),一律以電子傳送為主,惟有下列情形之一者,方可採紙本傳送,並不用作電子傳送。(95/06/21總文字第002號)
      1. 公文屬密等者。
      2. 公文任一附件不能或無法掃瞄成電子檔案者。
      3. 公文附件檔案總容量超過1MB(1024KB)者。(95/06/21總文字第020號)
      4. 公文任一附件須用印者。
    5. 公文處理時效說明:請各單位在公文判行後,儘快將公文送文書組結案或發文,避免延誤時效,文書組將每月將各單位承辦公文之件數、處理時效及逾期件數陳核校長。
    6. 簽辦意見欄控管:為使本校電子公文系統權責更明確,凡「簽辦意見」欄,未簽擬意見者,將無法作「傳送」或「判行」之動作。(94/11/24總文字第066號)
    7. 公文E-MAIL通知說明:(94/11/24總文字第066號)(109/4/20更新)
      1. 到件通知
      2. 電子公文退文通知
      3. 電子公文判行通知
      4. 逾期2天未簽核
      5. 代理公文
      6. 登記桌逾期1天未處理公文通知。
      7. 主管6、12、18時電子公文到件通知。
      8. 主管18時電子公文判行通知。
    8. 各單位於業務上若有屬機密性質者,可至文書組領取機密信封。(95/07/28總文字第025號)

9.公文承辦相關說明


  1. 有關會議紀錄名詞用「紀錄」之規定(update:20190416)
  2. 公文寫作建議事項(update:20181225)
  3. (Acrobat 檔(.pdf) 檔案大小:350.84 KB)
  4. 公文用語表(update:20181225)
  5. (Acrobat 檔(.pdf)檔案大小:183.13 KB)
  6. 公文書橫式書寫數字使用原則
  7. (Acrobat 檔(.pdf) 檔案大小:40 KB)
  8. 分項標號書寫格式
  9. (Acrobat 檔(.pdf) 檔案大小:36.5 KB)
  10. (工作聯繫單-107總文字第011號)對外發文時之公文寫作建議事項及公文用語表參考。
  11. (Acrobat 檔(.pdf) 檔案大小:132.07 KB)
  12. (工作聯繫單-107總文字第010號)公文流程設定選擇由校長室改成請直接選校長。
  13. (Acrobat 檔(.pdf) 檔案大小:125.55 KB)
  14. (工作聯繫單-107總文字第005號)重申不須編輯的文件上傳系統請使用PDF。
  15. (Acrobat 檔(.pdf) 檔案大小:151.95 KB)
  16. (工作聯繫單-107總文字第001號)無紙化辦公室環境宣導。
  17. (Acrobat 檔(.pdf) 檔案大小:157.89 KB)
  18. (工作聯繫單-106總文字第004號)發文2件以上使用多文發送說明。
  19. (Acrobat 檔(.pdf) 檔案大小:291.8 KB)
  20. 公文寫作民國100年02月17日研習講義(人事室江元秋前主任)
  21. (Acrobat 檔(.pdf) 檔案大小:13.66 MB)
  22. 公文寫作實務講義(民國96年08月31日人事室教育訓練)
  23. (PowerPoint 檔(.ppt) 檔案大小:1.04 MB)
  24. 教育部_臺教資(五)字第1040076096號_電子交換格式(民國104年06月05日)
  25. (Acrobat 檔(.pdf) 檔案大小:192.42 KB)
  26. 宣導請依秘書處的聯繫單及教育部104年4月13日臺教綜(三)字第1040047848號書函所轉知:為使各機關處理公文有一致遵循標準,自104年3月25日起有關公文之期望、目的及稱謂用語,均無須挪抬(空格)書寫
  27. (Acrobat 檔(.pdf)檔案大小:59.84 KB)
  28. (工作聯繫單-109總文字第003號) 宣導請電子公文系統篩選速別原則說明。(民國109年04月20日通知)
  29. (Acrobat 檔(.pdf)檔案大小:108 KB)
(109年4月20日文書組更新)