承辦外來文及發文注意事項


一、除部分外來文(收文)可由承辦單位之一級主管代判外,其餘對外發文或創簽至少需由副校長判行,其流程之設定如下:[承辦人]->[二級主管]->[一級主管]->[會辦()單位]->[主任秘書]->[副校長]->[校長室]

二、收文注意事項:

(一) 電子收文:所有流程均在線上簽擬,文書組不提供紙本,判行後,在線上送文書組結案即可。

(二) 紙本收文:所有流程均在線上簽擬,文書組除將公文掃瞄成電子檔案外,無法掃瞄之實體附件將送交承辦單位登記桌,承辦單位於簽擬時,應將實體附件一併陳閱,判行後,在線上送文書組結案。

三、發文注意事項:

(一) 電子發文及無附件之公文:於判行後,送文書組核校後發文即可。

(二) 紙本發文之公文:對外行文,若屬傳送型態:紙本傳送者,於判行後,除將紙本函稿(含附件)送文書組發文外,於公文系統上仍須按〔送文書組發文〕鈕來勾送文書組發文。

(三) 對外發文之公文,若於下午3點前送文書組發文,則文書組當天處理,若逾下午3點,則文書組隔天處理。

(四) 為使本校公文流程單純化,本校之電子公文系統自95/01/16起,取消電子文與紙本文並行之作業方式。

四、外來文(收文)仍將採目前作業方式:自創簽稿(創簽、函、書函、公告(內)、開會通知單(內))也就是簽呈及函(稿),一律以電子傳送為主,惟有下列情形之一者,方可採紙本傳送,並不用作電子傳送。(95/06/21總文字第002)
(一) 公文屬密等者。
(二) 公文任一附件不能或無法掃瞄成電子檔案者。
(三)  公文附件檔案總容量超過1MB(1024KB)者。(95/06/21總文字第020)
(四) 公文任一附件須用印者。

五、公文處理時效說明:請各單位在公文判行後,儘快將公文送文書組結案或發文,避免延誤時效,文書組將每月將各單位承辦公文之件數、處理時效及逾期件數陳核校長。

六、簽辦意見欄控管:為使本校電子公文系統權責更明確,凡「簽辦意見」欄,未簽擬意見者,將無法作「傳送」或「判行」之動作。(94/11/24總文字第066)

七、公文E-MAIL通知說明:(94/11/24總文字第066)
(一) 公文有到件通知、判行通知及退文通知。
(二) 逾期2天未簽核通知。
(三)登記桌人員逾期1天未處理公文通知。

 

八、各單位於業務上若有屬機密性質者,可至文書組領取機密信封。(95/07/28總文字第025)

(103年11月11日更新)