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承辦外來文及發文注意事項

DEAR ALL:
  1. 除部分外來文(收文)可由承辦單位之一級主管代判外,其餘對外發文或創簽至少需由副校長判行,其流程之設定如下(另請詳查公告之[公文簽核流程]):[承辦人]->[二級主管]->[一級主管]->[會辦(簽)單位]->[主任秘書]->[副校長(含督導副校長)]->[校長]。
  2. (112總文字第004號)再次宣導簡化本校公文流程處理原則,請依規定辦理
  3. 公告調整副校長之權責單位及相關業務導事項-113年1月22日
  4. 了解更多可查詢如何寫公文

icons義守大學電子公文系統公文流程處理原則

收文注意事項:

  1. 電子收文:所有流程均在線上簽擬,文書組不提供紙本,判行後,在線上送文書組結案即可。
  2. 紙本收文:所有流程均在線上簽擬,文書組除將公文掃瞄成電子檔案外,無法掃瞄之實體附件將送交承辦單位登記桌,承辦單位於簽擬時,應將實體附件一併陳閱,判行後,在線上送文書組結案。


發文注意事項:
  1. 電子發文及無附件之公文:於判行後,送文書組核校後發文即可。
  2. 紙本發文之公文:對外行文,若屬傳送型態:紙本傳送者,於判行後,除將紙本函稿(含附件)送文書組發文外,於公文系統上仍須按〔送文書組發文〕鈕來勾送文書組發文。
  3. 對外發文之公文,若於下午3時30分前送文書組發文,則文書組當天處理,若逾下午4時,則文書組隔天處理。
  4. 為使本校公文流程單純化,本校之電子公文系統自95年1月16日起,取消電子文與紙本文並行之作業方式。

  • 外來文(收文)仍將採目前作業方式:自創簽稿(創簽、函、書函、公告(內)、開會通知單(內))也就是簽呈及函(稿),一律以電子傳送為主,惟有下列情形之一者,方可採紙本傳送,並不用作電子傳送。(95/06/21總文字第002號)

    1. 公文屬密等者。
    2. 公文任一附件不能或無法掃瞄成電子檔案者。
    3. 公文附件檔案總容量超過1MB者。(95/06/21總文字第020號),已在107年後已提高為2MB,請依據義守大學電子公文線上簽核作業要點規定辦理
    4. 公文任一附件須用印者。


    公文處理時效說明:

  • 請各單位在公文判行後,儘快將公文送文書組結案或發文,避免延誤時效,文書組將每月將各單位承辦公文之件數、處理時效及逾期件數陳核總務長。
  • 簽辦意見欄控管:為使本校電子公文系統權責更明確,凡「簽辦意見」欄,未簽擬意見者,將無法作「傳送」或「判行」之動作。(94/11/24總文字第066號)
  • 公文E-MAIL通知說明:(94/11/24總文字第066號)(109/4/20更新)

    1. 到件通知
    2. 電子公文退文通知
    3. 電子公文判行通知
    4. 逾期2天未簽核
    5. 代理公文
    6. 登記桌逾期1天未處理公文通知。
    7. 主管6、12、18時電子公文到件通知。
    8. 主管18時電子公文判行通知。

  • 各單位於業務上若有屬機密性質者,可領取機密信封(95/07/28總文字第025號)
  • 各單位於業務上若有屬機密性質者110年8月1日起,請承辦人可至耗材申請專區申請後核准後再至文書組領取機密信封。(110年7月22日(110)總文字第002號)
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